O comme Organisation

Faire de la généalogie demande pas mal d’organisation. Cela évite en fait d’effectuer plusieurs fois la même recherche. J’avoue que suite à mon déménagement j’ai pas mal de documents à reprendre, pour preuve j’ai tout un dossier de notes, d’actes et d’informations diverses qui ne sont pas classées, ce qui est le comble pour une documentaliste !!

J’ai donc établi plusieurs principes que je compte dorénavant appliquer, après avoir bien sûr commencé par le faire sur les documents déjà en ma possession.

1. Rentrer systématiquement toute nouvelle information validée dans mon logiciel de généalogie

J’ai pour principe de toujours vérifier une information trouvée sur Internet, en cherchant par moi-même les actes grâces aux nouveaux renseignements dénichés. Je considère en effet que cela donne de nouvelles pistes à explorer. En effet, d’une part je ne veux pas piller les recherches effectuées par d’autres, et d’autre part je me suis rendue compte que tout n’était pas forcément exact. Une information erronée c’est de la désinformation, donc cela ne sert à rien de la faire circuler.

Lorsqu’une recherche a abouti j’essaye de mettre à jour systématiquement mon logiciel cela me permet de savoir ou j’en suis. Sans oublier de faire référence à la cote et aux archives dans lesquelles j’ai trouve ces informations (toujours citer ses sources !).

2. Classer les documents numériques ou papiers

J’ai commencé à créer mon propre système de classement. Pour les personnes pour lesquelles je dispose de documents, j’ai créé des dossiers personnels ou par couple. Dans chaque dossier se trouve tous les documents que je possède sur cette personne : actes d’état-civil, articles de journaux, … [photo n°1]

Au niveau informatique j’ai également commencé à créer des dossiers pour classer les documents dont je dispose sous format numérique.

J’ai créé un dossier généalogie, dans lequel j’ai créé des sous-dossiers en fonction du type de document, puis je termine en créant des sous-dossiers par patronyme. [photos n°2 et 3]

Pour les actes, j’ai donc déjà décidé d’utiliser une norme de nommage : Nom_Prénom_D [photo n°4]

Exemples :
B: baptême

N: naissance

M: mariage

D: décès

Pour les portraits pour le moment je n’utilise que Nom_prenom, mais je cherche un système plus pratique car je ne suis pas satisfaite. En effet, si je dispose de plusieurs photos d’une même personne, cela commence à poser problème. Je pense donc associer, quand cela m’est possible la date de la prise de vue ou l’âge de la personne.

En ce qui concerne les lieux j’agis différemment en fonction de ce qui apparait sur la photo. J’ai des photos de maisons de mes ancêtres, d’églises des villages où ils se sont mariés, de mairies,… :

J’ai donc établi plusieurs règles en fonction du monument. Je peux ajouter éventuellement la date quand celle-ci peut avoir son importance.

Exemple :

Maison_Nom_lieu_departement

Eglise_lieu_departement

Mairie_lieu_departement

3. Entrer ce document dans le document Excel regroupant toutes les informations dont je dispose.

Je viens de créer un document Excel avec lequel je compte inventorier tous les documents (numériques et papiers) dont je dispose aussi bien au format papier que numérique. [photo n°5]

Voila j’ai posé les bases de l’organisation que je veux appliquer, maintenant il ne me reste plus qu’à remonter mes manches et à me mettre au travail. Je pense vraiment qu’une fois que tout ce travail aura été effectué je gagnerais du temps à ne pas rechercher un acte que j’avais déjà.
J’ai également commencé à noter systématiquement les cotes des actes d’archives que je consulte, en effet, si je n’y trouve rien cela m’évite d’y retourner de nouveau. J’avoue avoir été négligente par moment sur ce point et ne pas toujours disposer de l’information.